Köztudott, hogy flottakezelő szoftver használatával nem kevés idő és munkaerő spórolható meg. Aki érdeklődik a használatuk felől, vagy már használja, az tisztában van a főbb funkciókkal is. A flottaüzemeltetés azonban roppant komplex tevékenység, amelyben az igazán apró részletekre is válaszokkal kell rendelkezniük a szoftverfejlesztőknek. Az alábbiakban néhány problémás kérdésre adott megoldás kerül górcső alá.

Elektromos autók kérdése

A hazai flották állományából egyre nagyobb szeletet hasítanak ki a hibrid és elektromos autók, amelyek szervizigénye, parkolási költségei és adózása is eltérő a robbanómotoros modellekétől, így kezelésük árképzése is differenciált. Esetükben a legtöbb program lehetőséget sem enged a regisztrációs, teljesítmény és cégautó adó rögzítésére. A különbségek miatt a zöld rendszámos járművek a flottakezelő rendszerekben is megkülönböztetett figyelmet érdemelnek, ami a szoftverek grafikus felületein általában meg is valósul.

Több vállalat – egy flotta

Elsőre talán nem tűnik problematikusnak az eset, amikor több cég vagy elkülönült szervezeti egységek közös flottahasználatát kell megfelelően kezelni. Ekkor nem csupán a felhasználó, hanem szervezeti egységének azonosítására is szükség van.

A hatékony működéséhez elengedhetetlen az is, hogy a használók csak a saját részlegéhez vagy cégükhöz kapcsolódó adatokat láthassák. A közös használatban lévő flotta járművei a rendszerben egyszerre csak egy vállalathoz tartozhatnak, és csak ennek a vállalatnak a jogosultjai számára láthatóak. Az optimális kihasználtság elérése érdekében a járművek egyes részlegek közötti átadása és átvétele is lehetséges.

Hogyan kezelik a státusz- és felhasználóváltást?

Rendszerenként és ügyfelenként eltérően kezelhető a járművek felhasználóinak követése. Vannak olyan ügyfelek, akik kevésbé szeretnék feszesen vezetni az autók használatát, de a legtöbb rendszer már részletes követésre is alkalmas, így minden ügyfél maga döntheti el, hogy ezek közül melyeket veszi igénybe. A felhasználóváltások általában – az aktuális kilométeróra-állásokat is tartalmazó – átadás-átvételi jegyzőkönyveken keresztül realizálódnak, amelyeket a flottakezelő szoftver tölt fel adatokkal. Az ügyfél igényei szerint gyakran fotók is csatolhatók a jegyzőkönyvhöz. Ezáltal pontosan lekövethetővé válik, hogy a múltban ki használt egy adott autót, de a szoftverek a jövőbeni – jogosultságtól függő – használati igényeket is rögzítik és kezelik.

Az aktuális használók nyilvántartása mellett a szoftverek lehetőséget nyújtanak a járművek státuszának változtatására és az egyes státuszokhoz (pl. státusz autók, “kulcsos autók”) rendelhető munkavállalók jogosultságainak szabályozására. A különböző használatok során rögzített adatok és információk riportok formájában nyerhetők ki a programokból, ezzel is időt takarítva meg cégének.

 

 

Hozzászólások