Ha próbálkoztunk már program-, netán konferenciaszervezéssel, biztosan számos nehézséggel találtuk magunkat szemben. De miért olyan nehéz konferenciát szervezni? Milyen hibákat véthetünk? Cikkünkben erre keressük a választ.

konferenciaszervezes

Ha az alábbi hibák elkerülésére odafigyelünk, tökéletes konferenciánk lehet.

Nem megfelelő helyszín

Ahhoz, hogy megfelelő helyszínt válasszunk, először fontos tisztázni néhány alapvető kérdést:

● Könnyen megközelíthető a helyszín autóval és tömegközlekedéssel is?
● Van parkoló a helyszínen vagy a környékén?
● Kik alkotják a konferencia célcsoportját? Milyen lesz a vendégösszetétel?
● Milyen hangulatú, stílusú eseményt képzeltünk el?
● Hány vendéget várunk?

Ezeket a kérdéseket nagyon fontos átgondolni, ugyanis egy túl kicsi vagy épp túl nagy konferenciaterem, esetleg a parkolóhelyek hiánya negatív hatással lehet az esemény sikerességére. A helyszínt a vendégek összetételéhez szükséges igazítani, hogy mindenki elégedetten távozhasson a végén, és nem árt figyelembe venni azt sem, hogy illeszkedjen a brandünkhöz.

Rossz időpontválasztás

Hajlamosak vagyunk azt gondolni, hogy az emberek egész egyszerűen el fognak jönni a rendezvényünkre az általunk kitűzött időpontban, annak megfelelően tervezik majd a többi programjukat. A konferenciaszervezésnél viszont nem ajánlatos ezt a gondolatmenetet követni több okból sem.

Először is lehet, hogy az előadóink már jó előre be vannak táblázva, így érdemes előre gondolkodni, és mihamarabb kitűzni a dátumot ennek fényében. Másodszor sok szervező gondolkodik hétvégi időpontokban, azonban a legtöbbek számára a szombat és a vasárnap a pihenésről szól, így inkább kihagyják majd a konferenciánkat. Emellett érdemes figyelembe venni, hogy munkaidőben, iskolaidőben mennyire tudnak a konferencia résztvevői elszabadulni, de az sem utolsó szempont, hogy esedékes-e a közeljövőben hasonló témát feldolgozó konferencia.

Nincs delegálás

Az egyik nagy hiba, amit elkövethetünk, ha konferenciát szervezünk, hogy nem szervezzük ki a részfeladatokat, mindent magunk akarunk megcsinálni. Talán nem új hír, hogy ez nem lesz túl célravezető. Érdemes bevonni akár egy rendezvényszervező céget, akár munkaerőt a különböző folyamatokhoz, hogy ne szakadjon ránk a feladat teljes terhe.

Ha delegáljuk a feladatokat, a konferenciaszervezés is gördülékenyebben fog haladni, a végére pedig egy profi rendezvény áll össze. A szervezésnél minden apró részlet számít, így a plusz segítségen ne spóroljunk!

Nem használjuk a hasznos, korszerű újításokat

A digitalizáció fejlődésével egyre több olyan rendszert tudunk használni, amely segíti és hatékonyabbá teszi a munkánkat. A konferenciaszervezésnél sincs ez másként. Lassúvá és nehézkessé tesszük magunknak a szervezési feladatokat, ha a megszokott módszerekhez ragaszkodunk ahelyett, hogy az újító megoldások felé fordulnánk.

Ma már léteznek komplett konferenciaszervező szoftverek, applikációk, amelyeken keresztül kezelhetjük a regisztrációt, a konferencia díjának befizetését, sőt az absztraktokat is egy helyen tudjuk kezelni. A szervezői szoftvereken kívül léteznek már olyan applikációk is, melyeken keresztül a szervezők és a résztvevők közvetlenül tudják tartani egymással a kapcsolatot.

Nem megfelelő a technikai háttér

Már a szervezés alatt fontos egyeztetni a kiválasztott helyszínen a technikai hátteret, sőt erősen ajánlott kipróbálni az esemény előtt akár többször is. Ha ugyanis a rendezvényen derül ki, hogy nem működik a mikrofon, nem jók a fénybeállítások, vagy épp a kivetítővel van gond, az sokat ronthat az eseményünkön és annak megítélésén. Természetesen akadhatnak vis maior esetek, de azért jobb félni, mint megijedni.

Túl rövid kávészünet 

Szünetet minden konferencián biztosítani kell, azonban nem mindegy ennek hosszúsága. Jellemzően 15 perceket szoktak megszabni az előadói blokkok között, ami azonban semmire sem elég. 15 perc alatt legfeljebb eljutnak a résztvevők a büféig, de megrendelni és elfogyasztani a kávét már nem lesz idejük. Így választhatnak: vagy az illemhelyre mennek, vagy szívnak egy kis friss levegőt – esetleg, ha nincs nagy sor, villámgyorsan lehörpintenek egy presszókávét. A kávészünetnek minimum 30 percesnek illik lennie, ami alatt van idő egy kicsit szusszanni is – nem is beszélve az értékes kapcsolatépítési lehetőségekről.

Nincs forgatókönyv

Forgatókönyv nélkül neki se álljunk a konferenciaszervezésnek, különben teljes káosz lesz a vége. Egy alaposan megírt programterv vagy forgatókönyv segít a tervezésben, illetve pontosan megmutatja, hol merülhetnek fel esetlegesen hibák. A programtervet érdemes az online felületeken is megosztani, kinyomtatva pedig a helyszínen is biztosítani, hogy a résztvevők is pontosan lássák, mi lesz a menetrend. A belső forgatókönyvben továbbá érdemes feladatrészekre lebontani az egyes felelősségi köröket, hogy elkerüljük a kavarodást.

A konferenciaszervezés tehát nem könnyű feladat, de kellő utánajárással és odafigyeléssel nagyszerű élménnyé varázsolhatjuk. Ha a fenti javaslatokat megfogadjuk, már sokat tettünk a rendezvényünk tökéletes megvalósulásáért!

 

SZPONZORÁLT CIKK